No se puede negar que los sistemas POS han cambiado mucho desde su concepción inicial. Últimamente, las tendencias están llevando los POS al ámbito de la nube y lo móvil. Pero más sobre esto en un momento. Primero, dejemos de lado las definiciones.
Un sistema de punto de venta es un conjunto de hardware y software que ayuda en la gestión del procesamiento de pagos y la comunicación de datos de transacciones a los clientes y al inventario.
En una tienda física o en un restaurante, es de esperar que se utilicen dispositivos como lectores de códigos de barras y cajas registradoras para procesamiento de pagos con tarjeta de crédito. Sin embargo, los sistemas POS en línea tienen un aspecto bastante diferente y, por lo general, se basan únicamente en software.
Cómo funciona un sistema POS en las empresas
Pasemos ahora a comprender cómo funciona un sistema POS. Veremos cómo funcionan tanto en entornos físicos como en línea.
Tiendas Físicas
En una tienda física, puede esperar encontrar sistemas heredados que involucran varios dispositivos diferentes, incluida una caja registradora, una báscula, un terminal POS, un escáner de código de barras, una pantalla táctil y cualquier otro hardware de POS necesario, como quioscos. Y todos trabajan juntos para ayudar a la tienda a procesar las transacciones de la manera más fluida posible.
La forma en que ocurren las transacciones debería resultarle bastante familiar: un cajero escanea el código de producto del artículo, el POS calcula el monto adeudado y el cliente paga el artículo. A menudo, el sistema también está conectado a otras herramientas de gestión.
También se conectan con herramientas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para controlar a los clientes, automatizar seguimientos, etc.
Tiendas en línea
Dado que las tiendas online son virtuales por naturaleza, el sistema POS en estos casos está basado en software. Por lo tanto, el sistema de una tienda en línea incluiría cosas como un sistema de pago en línea, procesadores de pagos y herramientas de seguridad de transacciones.
Los sistemas basados en la nube son particularmente populares y ofrecen flexibilidad y compatibilidad con varios dispositivos.
Eficaz pago en línea Los procesos deben ser lo más fáciles de usar posible. En estas situaciones, el cliente agrega un artículo a un carrito de compras y luego pasa por el proceso de pago, que implica ver el total del carrito, ver el costo de los impuestos y el envío, ingresar información de pago y envío y luego completar la compra.
La seguridad, por supuesto, es muy importante para las transacciones en línea y cualquier sistema POS que valga la pena incluirá seguridad incorporada como cifrado y PCI DSS conformidad.
Tipos de sistemas POS
Hemos hablado sobre cómo funciona el punto de venta y hemos revisado los tipos que trae, pero ahora entremos en más detalles. Hay varios tipos a considerar, cada uno con su propio conjunto de características, ventajas y desventajas.
Analicemos los tres tipos principales: sistemas POS tradicionales, móviles y basados en la nube, para ayudarle a decidir mejor qué funcionará para su solución POS.
TPV tradicional
Los sistemas tradicionales son las configuraciones de hardware POS de la vieja escuela que a menudo se ven en las tiendas físicas. Por lo general, incluyen una caja registradora, lectores de códigos de barras y, a veces, incluso básculas.
Estas ofertas heredadas son sólidas y ofrecen una amplia gama de funciones, desde procesamiento básico de ventas y procesamiento de pagos hasta el uso de un dispositivo POS como una impresora de recibos y funciones más avanzadas como monitoreo de inventario y CRM.
Pros y contras
Para Agencias y Operadores
- Altamente fiable
- Conjunto completo de funciones
- Ideal para grandes establecimientos minoristas con altos volúmenes de transacciones
Contras:
- Altos costos iniciales de hardware y software
- Menos flexibilidad en términos de movilidad
- Puede requerir actualizaciones de software manuales
Móvil
La infraestructura de punto de venta móvil es la nueva incorporación y ofrece la posibilidad de procesar transacciones directamente desde una tableta o un teléfono inteligente. Son particularmente populares en entornos minoristas dinámicos como tiendas temporales, camiones de comida y festivales. Estos sistemas suelen venir con aplicaciones optimizadas que manejan funciones esenciales como seguimiento de ventas y recibos digitales.
Pros y contras
Pros:
- Altamente portátil y flexible
- Menores costos iniciales
- Rápido y fácil de configurar
Contras:
- Puede que le falten algunas funciones avanzadas
- Depende de una buena conectividad a Internet
- La seguridad puede ser una preocupación si no se gestiona adecuadamente
Basado en la nube
Los sistemas POS verdaderamente modernos son los basados en la nube, que son esencialmente el punto medio entre lo tradicional y lo móvil. Ofrecen la solidez de un sistema tradicional con la flexibilidad de una configuración móvil.
Todos los datos se almacenan en la nube, lo que permite realizar análisis e informes en tiempo real, accesibles desde cualquier lugar con conexión a Internet.
Pros:
- Fácil de actualizar y escalar
- Reduzca los costos iniciales con precios basados en suscripción
- Informes y análisis de datos en tiempo real
Contras:
- Depende de Internet
- Costos de suscripción continuos
- Preocupaciones por la seguridad de los datos. Aunque la mayoría de los proveedores de renombre ofrecen fuertes medidas de seguridad
Características clave de un sistema de punto de venta
Cuando se trata de POS, el problema está en los detalles, o mejor dicho, en las características y servicios incluidos. Estos ofrecen una variedad de funcionalidades que van más allá de aceptar pagos. Echemos un vistazo más de cerca a lo que ofrecen la mayoría de los sistemas:
La gestión del inventario
Una de las características más críticas es gestión de inventario. Esta función permite a las empresas realizar un seguimiento de los niveles de existencias, gestionar pedidos e incluso configurar compras automatizadas. También está directamente relacionado con la aceptación de pagos de clientes,
Gestión de la relación con el cliente (CRM)
Las funciones de CRM en un sistema POS ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de la información del cliente y del historial de compras. Estos datos se pueden utilizar para campañas de marketing específicas, programas de fidelización e incluso recomendaciones personalizadas, lo que mejora la participación y la retención de los clientes.
Informes y análisis de ventas
A menudo se incluyen funciones sólidas de análisis e informes de ventas. Estas funcionalidades brindan información sobre las tendencias de ventas, el comportamiento de los clientes y los niveles de inventario, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones basadas en datos.
Gestión de empleados
Administrar a su personal es más fácil con las funciones de administración de empleados en un sistema POS. Estas funcionalidades le permiten realizar un seguimiento de las horas de trabajo, gestionar turnos e incluso evaluar el desempeño en función de los datos de ventas.
Integración con otros sistemas
Un buen sistema POS funciona bien con los demás. Puede integrarse con otras herramientas, como plataformas de comercio electrónico, herramientas de contabilidad e incluso aplicaciones de terceros, creando un flujo operativo fluido.
4 plataformas de ejemplo de punto de venta
Elegir el mejor sistema POS puede resultar abrumador dada la gran cantidad de opciones disponibles. Aquí hay un resumen rápido de algunos software POS popular, comparando sus características, costos e idoneidad para diferentes industrias.
Cuadrada
Este Proveedor de punto de venta es una opción popular debido a su amplia aceptación entre los compradores y su sencillo proceso de pago.
- Características: Seguimiento de inventario, análisis de ventas, gestión de empleados y procesamiento de transacciones de POS
- Costo: Gratis para comenzar, precios basados en transacciones
- idoneidad: Ideal para minoristas de pequeñas y medianas empresas, especialmente aquellos que requieren accesibilidad móvil
Shopify POS
Si eres parte del Ecosistema Shopify Este software de punto de venta para minoristas ya es una obviedad y ofrece la tecnología de punto de venta necesaria para que su tienda esté en funcionamiento rápidamente.
- Características: Fuerte integración de comercio electrónico, inventario, CRM
- Costo: suscripción mensual desde $29/mes
- Idoneidad: tiendas minoristas y en línea, especialmente aquellas que ya utilizan Shopify para el comercio electrónico.
POS de QuickBooks
Este es otro sistema POS moderno que cubre transacciones de venta, impuestos sobre las ventas y software y servicios de inventario.
- Funciones: Fuerte integración contable, informes de ventas, gestión de inventario
- Costo: compra única de software desde $1,200
- Idoneidad: pequeñas y medianas empresas que buscan funciones contables sólidas
Trébol
Por último, Clover es una opción ideal para tiendas híbridas, ya que proporciona componentes de hardware y software para gestionar todos los aspectos de las ventas.
- Funciones: aplicaciones personalizables, seguimiento de inventario, gestión de empleados
- Costo: Paquetes de hardware y software desde $499
- Idoneidad: Restaurantes y tiendas minoristas que buscan una solución personalizable.
Beneficios de los sistemas POS
Las soluciones POS ofrecen una variedad de beneficios que a menudo las convierten en imprescindibles para empresas de todos los tamaños. Aquí hay algunos beneficios notables:
- Acepte pagos mediante tarjeta de crédito y proporcione recibos de inmediato.
- Realice un seguimiento del inventario y el flujo de caja de un vistazo.
- Integre con herramientas de seguimiento y marketing por correo electrónico para enviar cupones a los clientes y notificaciones de ventas.
Limitaciones y desafíos del software y los sistemas POS
Si bien muchos ofrecen muchos beneficios, los POS no están exentos de inconvenientes. Comprender estas limitaciones puede ayudarle a tomar una decisión más informada y prepararse para posibles desafíos.
Limitaciones técnicas
Ningún sistema es infalible y los POS no son una excepción. Pueden sufrir fallos de software, mal funcionamiento del hardware e incluso problemas de red. El tiempo de inactividad puede resultar costoso, especialmente durante las horas pico de actividad.
Preocupaciones de seguridad
Las filtraciones de datos son una preocupación creciente y los sistemas POS suelen ser el objetivo debido a la información confidencial que manejan. Es fundamental elegir un sistema con medidas de seguridad sólidas, que incluyan cifrado y actualizaciones periódicas de software.
Problemas de compatibilidad con otros sistemas
No todos los POS funcionan bien con los demás. Es posible que algunos no se integren perfectamente con sus soluciones de software existentes, como los sistemas de contabilidad, lo que genera ineficiencias operativas.
Costo del sistema POS
Dependiendo del tipo de tienda que esté ejecutando, los tipos de procesamiento de pagos que debe aceptar, el hardware que necesita y lo que estén haciendo otros minoristas en su nicho de negocios, podría gastar un buen centavo.
Elegir el sistema POS adecuado para su negocio
Seleccionar un sistema POS no es un escenario único para todos. A continuación se incluyen algunos factores a considerar y consejos para tomar la decisión correcta.
Factores a considerar
- Tamaño y tipo de negocio: Las necesidades de una pequeña cafetería diferirán enormemente de las de una gran cadena minorista.
- Presupuesto: considere los costos iniciales y continuos, incluidos el hardware, el software y las tarifas de suscripción.
- Funciones: haga una lista de las funciones imprescindibles y agradables y priorícelas en consecuencia.
Importancia de la escalabilidad y la personalización
A medida que su negocio crece, su sistema POS debería poder crecer con usted. Busque sistemas que ofrezcan opciones de escalabilidad y personalización para satisfacer sus necesidades cambiantes.
Consejos para seleccionar un proveedor
- Verificar reseñas: las reseñas de los clientes pueden proporcionar información valiosa sobre el rendimiento del sistema y el servicio al cliente.
- Solicite una demostración: una experiencia práctica puede ayudarle a comprender mejor las funcionalidades del sistema.
- Compare precios: no se limite a elegir la opción más barata; considere el valor que está obteniendo por el precio.
Haga que su sistema POS funcione para usted
Ahí lo tiene: una mirada completa a las características clave a considerar al elegir un sistema POS y algunas opciones populares para comenzar.
Si es propietario de una pequeña empresa o dirige una gran empresa, comprender estas características y ejemplos puede guiarlo a la hora de seleccionar un sistema POS que se alinee perfectamente con sus necesidades y objetivos operativos.
